36協定とは?残業時間の上限規制を分かりやすく解説
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「今月も残業が多くて...」「うちの会社、36協定って結んでるのかな?」働く皆さんなら、一度は残業時間について考えたことがあるのではないでしょうか。また、経営者や人事労務担当者の方からは、「36協定の届出って毎年必要なの?」「残業時間の上限ってどれくらい?」といったご質問をよく受けます。
36協定は、労働者の健康を守り、適正な労働時間管理を実現するための重要な制度です。しかし、その内容や手続きについて正確に理解している方は意外と少ないのが実情です。この記事では、労働法の専門家として、36協定の基本から残業時間の上限規制まで、わかりやすく解説していきます。
36協定って何?基本から理解しよう
労働基準法が定める労働時間の原則
まず、労働基準法の大原則を押さえておきましょう。労働基準法第32条では、使用者は労働者に対して、1日8時間、1週間40時間を超えて労働させてはならないと定めています。これを「法定労働時間」といい、日本における労働時間の基本的なルールとなっています。
つまり、この原則に従えば、企業は労働者に残業をさせることはできないということになります。しかし、実際の企業活動では、繁忙期や急な業務の発生など、やむを得ず残業が必要となる場面も少なくありません。そこで登場するのが36協定なのです。
36協定は「時間外労働の免罪符」
36協定とは、労働基準法第36条に基づく労使協定のことで、正式には「時間外・休日労働に関する協定」といいます。この協定を労働者の過半数代表と締結し、労働基準監督署に届け出ることで、初めて法定労働時間を超える残業や法定休日の労働をさせることができるようになります。
36という数字は、条文の番号から来ているため、「サブロク協定」と呼ばれることが一般的です。多くの企業で日常的に行われている残業は、この36協定があるからこそ法的に認められているのです。逆に言えば、36協定を締結していない、または届出をしていない企業が労働者に残業をさせることは、労働基準法違反となり、罰則の対象となります。
届出しないとどうなる?
36協定を締結せずに残業をさせた場合、労働基準法違反として、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、労働基準監督署からの是正勧告を受けることになり、企業の社会的信用を損なうリスクもあります。
実際に、36協定の届出を怠っていたことで、取引先からの信頼を失った中小企業の事例もあります。労務管理の基本として、必ず36協定の締結と届出を行うことが重要です。
残業時間の上限規制とは?働き方改革による変更点
2019年の働き方改革で何が変わった?
2019年4月(中小企業は2020年4月)から施行された働き方改革関連法により、36協定における残業時間の上限規制が大きく変わりました。これまで、特別条項付きの36協定を締結すれば、事実上の上限なく残業をさせることができましたが、法改正によって明確な上限が設けられることになりました。
この改正の背景には、長時間労働による過労死や健康被害の問題があります。厚生労働省の統計でも、脳・心臓疾患や精神障害による労災認定の多くが長時間労働と関連していることが明らかになっており、働く人の命と健康を守るための法改正だったのです。
原則的な残業時間の上限
36協定を締結した場合でも、残業時間には法律で定められた上限があります。原則として、月45時間、年360時間が上限となります。これは、1か月に45時間を超える残業をさせてはいけない、また1年間の合計で360時間を超える残業をさせてはいけないという意味です。
月45時間というと、1日あたり2時間程度の残業に相当します。週5日勤務であれば、毎日1時間から2時間程度の残業で、この上限に達することになります。多くの企業にとって、決して余裕のある数字ではないことがお分かりいただけるでしょう。
特別条項付き36協定でも守るべき上限
臨時的な特別の事情がある場合には、特別条項付きの36協定を締結することで、上記の原則を超えた残業が認められます。ただし、特別条項を設けた場合でも、以下の厳格な上限が設けられています。
年間720時間以内という上限がまず設定されています。また、単月では100時間未満(休日労働を含む)、2か月から6か月の平均で80時間以内(休日労働を含む)という制限もあります。さらに、月45時間を超えることができるのは年6回までと定められています。
これらの上限は、すべて同時に満たす必要があります。どれか一つでも超過すると法律違反となりますので、注意が必要です。特に「2か月から6か月の平均で80時間以内」という要件は、複数月にわたる管理が必要となるため、労働時間の適正な把握と計算が欠かせません。
上限規制に違反するとどうなる?
残業時間の上限規制に違反した場合、罰則が科される可能性があります。具体的には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金となっており、労働基準法の中でも重い罰則が設けられています。
また、労働基準監督署の臨検監督により違反が発覚した場合、是正勧告や指導を受けることになります。悪質なケースでは企業名が公表されることもあり、企業のブランドイメージや採用活動にも大きな影響を及ぼします。
36協定の締結と届出の手続き
労働者代表との協定締結
36協定を締結するには、まず労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者と協定を締結する必要があります。労働組合がない場合は、民主的な方法で選出された労働者代表と協定を結ぶことになります。
労働者代表の選出方法には注意が必要です。使用者が指名した代表者との協定は無効となりますので、投票や挙手など、労働者の意思が適正に反映される方法で選出しなければなりません。管理監督者は労働者代表になることができない点も重要なポイントです。
届出書の作成と提出
協定を締結したら、所定の様式に必要事項を記入し、所轄の労働基準監督署に届け出ます。現在は、電子申請システムを利用した届出も可能となっており、わざわざ監督署に足を運ばなくても手続きができるようになりました。
届出に必要な記載事項は、時間外労働や休日労働をさせる必要がある具体的事由、対象となる業務の種類、労働者数、延長できる時間数などです。特別条項を設ける場合は、臨時的な特別の事情や、健康福祉確保措置の内容なども記載する必要があります。
有効期間と更新手続き
36協定には有効期間を定める必要があり、多くの企業では1年間としています。有効期間が満了すれば、協定の効力は失われますので、継続して残業をさせる場合は、期間満了前に新たな協定を締結し、届け出る必要があります。
毎年の更新を忘れてしまい、協定がない状態で残業をさせていたという事例も実際にあります。労務管理のスケジュールに組み込んで、確実に更新手続きを行うことが重要です。
残業時間管理で企業が注意すべきポイント
正確な労働時間の把握が基本
残業時間の上限を守るためには、まず労働者の労働時間を正確に把握することが不可欠です。労働安全衛生法の改正により、2019年4月からはすべての労働者について、客観的な方法による労働時間の把握が義務付けられました。
タイムカードやICカード、パソコンのログ記録など、客観的な記録に基づいて労働時間を管理することが求められます。自己申告制を採用している場合でも、その内容が適正かどうかを確認する仕組みが必要です。特に、労働者が自主的に残業時間を少なく申告してしまうケースもあるため、実態との乖離がないか注意深くチェックすることが重要です。
残業時間の事前申請・承認制度
残業時間を適正に管理するためには、事前申請・承認制度の導入が効果的です。労働者が残業をする前に、上司に申請し承認を得る仕組みを作ることで、不要な残業を削減し、上限規制を超えるリスクも軽減できます。
ただし、形式的な運用にならないよう注意が必要です。実際には残業しているのに申請させない、申請しても承認されないため未申告の残業が常態化している、といった状況は、労働時間の未払いや労働基準法違反につながります。実態に即した運用を心がけましょう。
特定の労働者への業務集中を避ける
残業時間の管理では、平均値だけでなく、個々の労働者の状況にも目を向けることが大切です。特定の労働者だけに業務が集中し、その人だけ残業時間が極端に多いという状況は、労働者の健康面でも問題ですし、上限規制違反のリスクも高まります。
業務の見える化や適正な配分、必要に応じた人員の補充など、組織全体で労働時間の適正化に取り組む姿勢が求められます。また、特定の労働者しかできない業務があるような状況は、属人化のリスクもありますので、業務の標準化やマニュアル化も併せて進めることが重要です。
残業削減のための実践的な取り組み
業務効率化とIT活用
残業時間を削減するには、業務そのものの見直しが欠かせません。不要な会議や資料作成を削減する、定型業務を自動化する、ITツールを活用して業務を効率化するなど、様々な工夫が考えられます。
近年では、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)やクラウドサービスの導入により、大幅な業務効率化を実現している企業も増えています。初期投資は必要ですが、長期的には人件費の削減や労働時間の短縮につながり、労働者の働きやすさも向上します。
ノー残業デーの設定
多くの企業で導入されているのが、ノー残業デーの設定です。週に1日または月に数回、原則として残業を禁止する日を設けることで、労働者に定時退社の習慣をつけ、ワークライフバランスの向上を図ることができます。
ノー残業デーを成功させるポイントは、経営層や管理職が率先して定時退社することです。上司が残っていると部下も帰りづらいという職場の雰囲気を変えるには、トップダウンでの取り組みが効果的です。また、ノー残業デーに間に合うよう、計画的に業務を進める意識も育まれます。
柔軟な働き方の導入
フレックスタイム制度やテレワークなど、柔軟な働き方を導入することも残業削減に寄与します。通勤時間が削減されれば、その分を業務時間に充てることができますし、個人の生活リズムに合わせた働き方ができれば、生産性も向上します。
ただし、テレワークでは労働時間の管理が見えにくくなるという課題もあります。在宅勤務でも適正な労働時間管理を行い、長時間労働にならないよう注意することが必要です。
まとめ:適正な労働時間管理が企業と労働者の未来を守る
36協定は、企業が適法に残業をさせるための重要な手続きであると同時に、労働者の健康と生活を守るための仕組みでもあります。2019年の働き方改革による上限規制の強化は、日本の働き方を変える大きな一歩となりました。
経営者や人事担当者の方は、36協定の適正な締結と届出、残業時間の上限規制の遵守、正確な労働時間管理を徹底することが求められます。単に法律を守るというだけでなく、働きやすい職場環境を整備することで、労働者のモチベーション向上や生産性の向上、優秀な人材の確保にもつながります。
労働者の皆さんも、自分の働く環境について正しい知識を持ち、過度な長時間労働から自分自身を守ることが大切です。健康あっての仕事であり、持続可能な働き方を実現するためには、企業と労働者が共に労働時間の適正化に取り組む必要があります。
36協定や残業時間の上限規制について、不明な点や心配なことがあれば、社会保険労務士などの専門家に相談することをお勧めします。労働法は複雑で、個別の事情によって対応も変わってきますので、専門家のアドバイスを受けながら、適切な労務管理を進めていくことが重要です。
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