労働条件通知書と雇用契約書の違いと作成ポイント
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新しい従業員を採用する際、企業には様々な書類を準備する必要があります。その中でも特に重要なのが「労働条件通知書」と「雇用契約書」です。しかし、この2つの書類について「どちらも同じようなものでは?」「両方作らないといけないの?」といった疑問を持つ経営者や人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
実は、労働条件通知書と雇用契約書は、法的な性質や役割が大きく異なります。適切に理解して作成しなければ、後々トラブルに発展したり、労働基準監督署から是正勧告を受けたりするリスクもあります。この記事では、社会保険労務士の視点から、両者の違いと作成時のポイントについて、わかりやすく解説していきます。
労働条件通知書とは何か
法律で義務付けられた書面
労働条件通知書は、労働基準法第15条で交付が義務付けられている法定書面です。使用者は労働者を採用する際、賃金や労働時間などの労働条件を明示しなければならず、特に重要な項目については書面で交付することが法律で定められています。
この義務は、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイト、契約社員など、すべての雇用形態に適用されます。つまり、どんな働き方であっても、企業は必ず労働条件通知書を交付しなければなりません。もし交付しなかった場合には、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科される可能性があります。
必ず書面で明示すべき項目
労働条件通知書に記載すべき内容は、労働基準法施行規則第5条で定められています。書面での明示が義務付けられている項目は、労働契約の期間、就業の場所や従事する業務の内容、始業・終業時刻や休憩時間、休日・休暇、賃金の決定・計算方法や支払時期、退職に関する事項などです。
これらの項目は、働く上での基本的な条件ばかりです。労働者がこれらの情報を正確に理解した上で働き始めることができるよう、明確に記載する必要があります。曖昧な表現や「別途定める」といった記載は避け、具体的な内容を示すことが重要です。
電子交付も可能に
令和元年4月からは、労働者が希望する場合に限り、電子メールなどによる電子交付も認められるようになりました。ただし、あくまで労働者の同意が前提であり、企業側が一方的に電子交付を選択することはできません。また、電子交付する場合でも、労働者が後から確認できるよう、適切な方法で保存できる形式にする必要があります。
雇用契約書とは何か
双方の合意を形にする書面
一方、雇用契約書は、使用者と労働者の間で労働条件について合意した内容を書面化したものです。労働条件通知書とは異なり、法律上の作成義務はありません。しかし、後々のトラブルを防止するため、実務上は作成することが強く推奨されています。
雇用契約書の最大の特徴は、使用者と労働者の双方が署名または記名押印することです。これにより、「この内容に双方が合意した」という証拠を残すことができます。もし労働条件について争いが生じた場合、雇用契約書があれば、当初の合意内容を客観的に確認することができるのです。
契約自由の原則と労働法の制約
雇用契約書は契約書の一種ですから、基本的には契約自由の原則が適用されます。つまり、使用者と労働者が合意すれば、ある程度自由に条件を決めることができます。ただし、労働基準法などの労働関係法令に違反する内容を定めることはできません。
たとえば、最低賃金を下回る賃金や、法定労働時間を超える労働時間を定期的に行わせる内容などは、たとえ双方が合意したとしても無効となります。企業独自の条件を追加することは可能ですが、必ず法令遵守が大前提となることを忘れてはいけません。
労働条件通知書と雇用契約書の主な違い
法的義務の有無
最も大きな違いは、労働条件通知書は法律で交付が義務付けられているのに対し、雇用契約書は法的義務がないという点です。労働条件通知書を交付しなければ法令違反となりますが、雇用契約書がなくても直ちに違法とはなりません。
ただし、実務上は両方作成することが一般的です。なぜなら、労働条件通知書だけでは使用者側からの一方的な通知に過ぎず、労働者の同意を証明できないからです。一方で雇用契約書だけでは、法定の明示義務を果たしたことにならない可能性があります。
作成者と署名の違い
労働条件通知書は使用者が作成し、労働者に交付するものです。労働者の署名は必須ではありません。あくまで「使用者から労働者への通知」という性格を持っています。
対して雇用契約書は、双方の合意内容を記録する文書ですから、使用者と労働者の双方が署名または記名押印します。これにより、「この内容で合意しました」という証拠を残すことができるのです。
実務上の使い分け
実際の現場では、労働条件通知書と雇用契約書の機能を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」という形式の書面を作成することが多くなっています。この方法なら、一枚の書面で法的義務を果たしつつ、双方の合意も証明できます。
ただし、この場合でも、労働条件通知書として必要な項目がすべて記載されていることを確認する必要があります。単に「雇用契約書」というタイトルをつけただけでは、労働条件通知書の交付義務を果たしたことにならない可能性があるため、注意が必要です。
労働条件通知書・雇用契約書作成時の重要ポイント
記載内容の具体性と明確性
労働条件通知書や雇用契約書を作成する際、最も重要なのは記載内容の具体性と明確性です。「詳細は別途定める」「会社の指示による」といった曖昧な表現は、後々トラブルの原因となります。
たとえば、賃金については、基本給の金額だけでなく、諸手当の名称と金額、計算方法、支払日なども明記します。労働時間については、始業・終業時刻、休憩時間、休日の特定などを具体的に記載します。試用期間がある場合には、その期間と、試用期間中の労働条件が本採用後と異なる場合にはその内容も明示する必要があります。
法改正への対応
労働関係法令は頻繁に改正されます。古い様式をそのまま使い続けていると、現在の法令に対応していない可能性があります。特に、同一労働同一賃金に関する事項や、副業・兼業に関する事項など、近年新たに追加された項目については注意が必要です。
定期的に様式を見直し、最新の法令に対応した内容になっているか確認することをお勧めします。厚生労働省のウェブサイトでは、労働条件通知書のモデル様式が公開されていますので、参考にするとよいでしょう。
就業規則との整合性
労働条件通知書や雇用契約書の内容は、就業規則の内容と整合性がとれている必要があります。就業規則で定めた基準を下回る労働条件を個別の契約で定めることは原則としてできません。
たとえば、就業規則で年次有給休暇を法定日数より多く付与すると定めている場合、労働条件通知書にもその内容を反映させる必要があります。逆に、就業規則より有利な条件を個別の契約で定めることは可能です。
パートタイム労働者への特別な配慮
パートタイム労働者やアルバイトを採用する場合には、通常の労働条件に加えて、昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無、相談窓口などについても明示する義務があります。これは、パートタイム・有期雇用労働法で定められている特別な規定です。
また、正社員との労働条件の相違がある場合には、その理由についても説明できるよう準備しておくことが望ましいでしょう。同一労働同一賃金の考え方が浸透する中、不合理な待遇差は認められなくなってきています。
有期雇用労働者の無期転換ルール
契約期間に定めがある有期雇用労働者の場合、「無期転換申込権」に関する情報も重要です。同一の使用者との間で、有期労働契約が通算5年を超えて反復更新された場合、労働者は無期労働契約への転換を申し込むことができます。
この点について、労働者が権利を行使できることを認識できるよう、適切な情報提供を行うことが求められています。契約更新の際には、この無期転換ルールについても確認する機会を設けることが望ましいでしょう。
電子化・ペーパーレス化への対応
電子交付のメリットと注意点
近年、労働条件通知書の電子交付を選択する企業が増えています。電子交付のメリットは、作成や保管の手間が削減できること、修正が容易であること、遠隔地にいる労働者にも迅速に交付できることなどが挙げられます。
ただし、電子交付を行う場合には、労働者本人の同意を得ることが前提となります。また、労働者が出力して書面を作成できる方法、または電子メールなど労働者が記録を保存できる方法で行う必要があります。単にウェブサイトに掲載するだけでは不十分です。
保管義務と記録の重要性
労働条件通知書や雇用契約書は、労働契約が終了した後も一定期間保管する義務があります。労働基準法では、労働者名簿や賃金台帳などとともに、労働契約に関する重要な書類として保管が求められています。
将来的に労働条件について争いが生じた場合や、労働基準監督署の調査が入った場合などに備え、適切に保管しておくことが重要です。電子化する場合でも、検索や閲覧が容易にできる形で保管する必要があります。
トラブル防止のための実践的アドバイス
採用時の丁寧な説明
労働条件通知書や雇用契約書を交付する際には、単に書面を渡すだけでなく、内容について丁寧に説明することが重要です。特に初めて働く若年者や、日本語が母語でない外国人労働者の場合には、理解度を確認しながら説明する必要があります。
試用期間がある場合や、変形労働時間制を採用している場合など、制度が複雑な場合には特に注意が必要です。労働者が内容を十分理解した上で署名できるよう、時間をかけて説明しましょう。
変更時の手続きも重要
採用時だけでなく、労働条件を変更する際の手続きも重要です。賃金や労働時間などの重要な労働条件を変更する場合には、必ず労働者の同意を得た上で、変更内容を書面で交付する必要があります。
口頭での合意だけでは、後々「そんな話は聞いていない」というトラブルになる可能性があります。昇給や昇格の場合でも、変更後の労働条件を明記した書面を交付することをお勧めします。
相談できる体制の構築
労働条件について疑問や不安がある場合に、労働者が気軽に相談できる体制を整えることも大切です。人事部門の担当者を明確にしたり、相談窓口を設置したりすることで、小さな疑問のうちに解決でき、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。
また、定期的に労働条件の確認や見直しを行う機会を設けることも効果的です。年1回の面談の際に労働条件を再確認するなど、定期的なコミュニケーションの機会を活用するとよいでしょう。
まとめ:適切な書面作成が信頼関係の基盤
労働条件通知書と雇用契約書は、単なる形式的な書類ではありません。これらの書面は、使用者と労働者の間の信頼関係の基盤となる重要な文書です。適切に作成し、丁寧に説明することで、労使双方が安心して労働関係をスタートできます。
法律で定められた義務を果たすことはもちろん重要ですが、それ以上に、労働者に対して誠実に情報を提供し、納得して働いてもらえる環境を整えることが大切です。明確な労働条件の提示は、企業の誠実さを示す第一歩でもあります。
労働条件通知書や雇用契約書の作成に不安がある場合、または自社の様式が現在の法令に対応しているか確認したい場合には、社会保険労務士などの専門家に相談することをお勧めします。専門家のアドバイスを受けることで、法令遵守はもちろん、自社に最適な様式を整備することができます。
適切な書面作成は、将来のトラブルを防ぐだけでなく、従業員との良好な関係を築き、企業の持続的な成長につながる重要な取り組みなのです。採用という新たなスタートの瞬間に、しっかりとした基盤を作ることが、その後の円滑な労使関係につながっていきます。
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