ハラスメントの社内相談窓口はどう作る？設置義務と運用のポイント
Tuner-sr「うちの会社にも相談窓口を作らなければいけないと聞いたけれど、具体的に何をすればいいのかわからない」――人事担当者の方からこういったご相談を受けることが、ここ数年で格段に増えてきました。
ハラスメント対策は、もはや大企業だけの話ではありません。従業員が数人しかいない小さな会社であっても、法律は対応を求めています。そして相談窓口の整備は、その対策の中核を担う仕組みです。この記事では、法律上の義務の全体像から、窓口を実際に動かすための運用ポイントまでまとめます。
そもそもなぜ相談窓口が必要なのか
職場でのハラスメントは、被害を受けた当事者にとって非常につらい経験です。しかし、「上司に言いにくい」「会社に伝えても揉み消されるのでは」という不安から、多くの人が一人で抱え込んでしまいます。被害が放置されれば、当事者のメンタルヘルスは悪化し、最悪の場合は休職・退職へと追い込まれることにもなるでしょう。
相談窓口は、こうした状況に歯止めをかけるための「安全弁」です。「いざとなれば相談できる場所がある」という安心感は、職場全体の心理的安全性を高め、問題が深刻化する前に対処できる環境をつくります。単に法律を守るための形式的な仕組みではなく、働く人を守るための大切なインフラなのです。
相談窓口の設置義務
現在、ハラスメントに関する相談窓口の設置が法律上の義務とされているのは、主に次の3つの法律に基づくものです。
・セクシャルハラスメント…男女雇用機会均等法
・マタニティハラスメント・パタニティハラスメント…育児・介護休業法
・パワーハラスメント…労働施策総合推進法
パワハラ防止法は2020年6月に大企業へ先行適用され、2022年4月からは中小企業も含むすべての企業に適用が拡大されました。つまり現在は、規模にかかわらずあらゆる事業主が、ハラスメント防止のための相談窓口設置を含む「雇用管理上の措置」を講じなければならないとされています。
この「雇用管理上の措置」には、
①相談に応じ適切に対応するために必要な体制の整備
②ハラスメントが生じた場合の事後の迅速かつ適切な対応
といった内容が含まれており、相談窓口の設置はその中心的な要素です。義務に違反した場合、都道府県労働局による指導・勧告の対象となり、勧告に従わない場合には企業名が公表される可能性もあります。「うちは小さい会社だから関係ない」という認識は、今や通用しません。
内部通報制度との関係
ここで「内部通報」との関係についても触れておきます。
内部通報とは、会社内の不正や法令違反を、社内や社外の窓口に申告する制度のことです。2022年に改正された「公益通報者保護法」により、常時使用する労働者数が300人を超える企業には、内部通報に適切に対応するための体制整備が義務付けられました（300人以下の企業は努力義務）。
ハラスメントの相談窓口と内部通報窓口は、法的な根拠が異なりますが、実務上は密接に関連しています。ハラスメントの申告が、会社としての法令違反（安全配慮義務違反など）の通報を兼ねる場合もあるからです。「ハラスメント相談窓口」と「内部通報窓口」を一体的に運用している企業も少なくありませんが、それぞれの目的の違いを理解したうえで制度設計することが重要です。
とりわけ人事担当者が意識しておきたいのは、内部通報をした従業員に対して不利益な取り扱いをすることは法律で明確に禁止されているという点です。この原則は、ハラスメントの相談においても同様に当てはまります。「相談したことで不利益を受けないか」という不安は、相談者が窓口を利用するうえで最大のハードルになります。制度の設計段階から、不利益取扱いの禁止を明記することが欠かせません。
窓口の「形」をどう作るか
では、実際に相談窓口をどのように設計すればよいのでしょうか。大きく分けて、「社内窓口」と「社外窓口」の二つのパターンがあります。
社内窓口
人事部門や総務部門の担当者、あるいは専任の相談員が担うケースが一般的です。社内の事情に詳しい人物が担当するため、相談者の状況を踏まえた対応がしやすいというメリットがあります。一方で、相談者が「人事に知られたくない」「どうせ会社の味方だろう」と感じてしまうと、利用を躊躇されやすいというデメリットもあります。
社外窓口
社会保険労務士や弁護士、外部の相談機関などに委託する形です。相談者にとっての心理的なハードルが下がりやすく、特に「直属の上司がハラスメントの加害者である」といったケースでは、社外窓口の存在が非常に重要になります。費用はかかりますが、中小企業でも導入しやすいサービスが増えており、選択肢として十分に検討する価値があります。
規模の大きな会社であれば、社内・社外の両方の窓口を設け、相談者が選択できるようにすることが理想的です。「どこに相談すればいいかわからない」という状況にならないよう、相談先の選択肢を複数用意することは、制度の実効性を高めるうえで大きな意味を持ちます。
窓口を「機能させる」ための運用ポイント
相談窓口は、設置して終わりではありません。むしろ、日頃の運用こそが問われます。ここでは、特に重要なポイントをいくつかお伝えします。
担当者の選定と研修
窓口担当者に求められるのは、法律の知識だけではありません。相談者の話を否定せず、丁寧に傾聴できるコミュニケーション能力が不可欠です。「相談してよかった」と感じてもらえるかどうかは、担当者の対応にかかっています。ハラスメントの基礎知識、相談対応の進め方、記録の残し方など、定期的な研修を通じて担当者のスキルを維持・向上させることが重要です。
秘密保持の徹底
相談内容や相談者の個人情報は、厳格に管理しなければなりません。「誰が相談したか社内に広まった」という事態は、窓口に対する信頼を根底から揺るがします。就業規則や社内規程に秘密保持義務を明記するとともに、担当者に対しても守秘義務を徹底的に周知することが必要です。
相談から対応までのフローの明確化
相談を受けた後、どのような手順で事実確認をおこない、どのように対処するのか。このプロセスが曖昧なまま運用されていると、対応が場当たり的になり、かえって問題が複雑化することがあります。「相談受付→事実確認→判断→対処→フォローアップ」という一連の流れを、あらかじめ文書化しておくことをお勧めします。
相談しやすい雰囲気づくり
どんなに優れた制度も、従業員が「使えるもの」と認識していなければ意味がありません。社内説明会や研修の場などを活用して、窓口の存在・連絡先・利用方法を定期的に周知することが大切です。また、経営者や管理職が「ハラスメントは許さない」というメッセージを発信し続けることが、相談しやすい職場風土の土台となります。
「窓口があります」だけでは不十分
ハラスメントの相談窓口を設置することは、たしかに法律上の義務です。しかし、窓口を設置したという事実だけで安心してしまうのは危険です。「形だけ整えた」という状態は、実際にハラスメントが起きたときに何も機能しない窓口を作ってしまうことにもなりかねません。
大切なのは、「相談できる文化」を職場の中に育てることです。ハラスメントを受けた人が声を上げやすい環境、被害を目撃した同僚が「おかしい」と言いやすい環境、管理職がハラスメントを防ぐ意識を持ち続けられる環境。こうした文化の醸成こそが、制度の実効性を支えます。
相談窓口の設計や運用でお困りのことがあれば、ぜひ専門家にご相談ください。就業規則へのハラスメント規定の盛り込み方、担当者向けの研修内容の検討、社外窓口としての活用など、事業所の実情に合ったご支援が可能です。「何から手をつければいいかわからない」という段階からでも、一緒に考えていきましょう。
当事務所でもご相談はウェルカムですので、お気軽にお問い合わせください。
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