慶弔休暇・リフレッシュ休暇などの「法定外休暇」を就業規則に定めるポイント
Tuner-sr「年次有給休暇」のように労働基準法で付与を義務づけられた休暇もあれば、法律には定めがなく、会社が独自に設けることのできる休暇もあります。後者を一般に「法定外休暇」と呼びます。慶弔休暇やリフレッシュ休暇、あるいはボランティア休暇や誕生日休暇など、近年では多様な法定外休暇を設ける会社が増えています。
今回は、この法定外休暇について、どのような種類があるのか、そして就業規則に定める際にどのような点に気をつければよいのかを解説していきます。
そもそも「法定外休暇」とは何か
まず、休暇の種類を整理しておきましょう。労働基準法をはじめとする法律によって取得が義務づけられている休暇・休業を「法定休暇」といいます。年次有給休暇（いわゆる有給休暇）、産前産後休業、育児休業、介護休業などがこれにあたります。これらは、会社が「うちでは認めない」と言っても、法律上、労働者は当然に取得する権利を持っています。
一方、法定外休暇とは、法律上の取得義務はないものの、会社が独自の判断で「こういう事情があるときは休んでよい」と設けた休暇のことです。冒頭で触れた慶弔休暇やリフレッシュ休暇がその典型例です。法律に根拠はありませんが、だからこそ内容は会社が自由に設計することができます。
ここで大切な点があります。法定外休暇は、設けるかどうかは会社の任意ですが、いったん就業規則に定めると、それは会社と従業員の間の「約束」になります。設けた以上は誠実に運用しなければなりませんし、後から一方的に廃止・縮小しようとすると、就業規則の不利益変更として問題になることもあります。「社員が喜びそうだから」と安易に制度を設けるのではなく、きちんと内容を吟味したうえで就業規則に盛り込むことが重要です。
代表的な法定外休暇の種類
法定外休暇にはさまざまな種類がありますが、特によく見られるものをご紹介します。
慶弔休暇は、おそらく最も一般的な法定外休暇です。本人や家族の結婚・出産・忌引き（身内の死亡）といった慶事・弔事の際に取得できる休暇で、多くの会社で設けられています。慶弔休暇は法律上の義務ではありませんが、従業員にとって人生の節目に欠かせない休暇であり、会社としても「整備されていて当然」と感じられる制度です。
リフレッシュ休暇は、一定の勤続年数に達した従業員に付与される連続休暇です。「勤続10年で5日間の連続休暇」といった形で設けているケースが多く、心身のリフレッシュや家族との時間確保を目的としています。近年は働き方改革の観点からも注目されており、エンゲージメント向上や離職防止の効果を期待して導入する企業が増えています。
このほか、地域のボランティア活動への参加を支援するボランティア休暇、転居や行政手続きのための特別休暇、あるいは従業員の誕生日に休暇を付与する誕生日休暇（バースデー休暇）なども、最近ではよく見かけるようになりました。どのような法定外休暇を設けるかは、会社の経営理念や人事戦略、業種・規模に合わせて選択することが大切です。
就業規則に定める際の重要なポイント
法定外休暇を設けると決めたら、就業規則にどう定めるかが重要になります。曖昧な規定は後々のトラブルにつながりますので、以下のポイントを押さえておきましょう。
① 取得できる対象者と事由を明確にする
慶弔休暇を例にとると、「家族が亡くなった場合」という規定だけでは不十分です。「家族」の範囲…配偶者、父母、子、祖父母、兄弟姉妹など…を具体的に列挙する必要があります。また、事実婚のパートナーや、同居の親族・非同居の親族によって日数を変えるケースも多く、どの範囲まで対象とするかは、会社の実態に合わせて事前に検討しておくことが欠かせません。
「家族と書いてあるから同居していない義理の兄弟も対象になるはずだ」「しかし会社はそこまで想定していなかった」…こうしたすれ違いは、規定の曖昧さから生じることが多いのです。
② 休暇の日数を明示する
取得できる日数は、具体的な数字で定めましょう。慶弔休暇であれば「本人の結婚：5日」「父母の死亡：5日」「兄弟姉妹の死亡：3日」というように事由ごとに日数を設けるのが一般的です。リフレッシュ休暇であれば「勤続10年ごとに3日間の連続休暇を付与する」といった形で、条件と日数をセットで定めます。
「適宜」「必要に応じて」といった曖昧な表現は避けましょう。申請する従業員も承認する管理職も、判断に迷うことになります。
③ 有給か無給かを明記する
これは非常に重要なポイントです。法定外休暇を有給にするか無給にするかは、会社が自由に決めることができます。多くの慶弔休暇は有給で運用されていますが、リフレッシュ休暇やボランティア休暇の中には無給とするケースもあります。
有給か無給かを就業規則に明記していないと、「当然有給だと思っていた」「給与計算でどう扱えばいいかわからない」といった問題が起きます。制度を設ける際には、必ず有給・無給の別を規定に盛り込んでください。なお、有給の場合は「所定労働時間に相当する賃金を支払う（実務的には、欠勤控除しない）」といった計算の根拠まで記載しておくと、給与担当者の処理もスムーズになります。
④ 申請・承認のプロセスを定める
「休暇を取りたいときはどうすればいいか」という手続きも規定に含めましょう。事前申請が原則ですが、急な弔事のように事前に申請できないケースもあります。その場合、「事後速やかに届け出ること」などの規定を入れておくことで、運用上の混乱を防ぐことができます。
また、休暇取得にあたって証明書類の提出を求めるかどうかも検討事項です。慶弔休暇であれば「結婚式の招待状のコピー」や「死亡診断書の写し」の提出を義務づける会社もあります。プライバシーへの配慮も必要ですが、制度の濫用防止という観点からは、一定の証明を求めることも合理的です。
⑤ 有効期間・消滅時効についても考慮する
慶弔休暇はその事由が発生した時点に取得するものなので、特段の問題は少ないですが、リフレッシュ休暇のように付与時期が決まっている場合は、「当該年度内に取得しなければ消滅する」といった有効期間を設けることも重要です。繰り越しができるのか、できないのかを明確にしておかないと、「去年分を今年まとめて取ります」という主張が出てきたときに困ることになります。
就業規則の整備は「信頼」の基盤になる
法定外休暇は、会社が「こういう事情がある従業員をきちんと支援したい」「長く働いてくれた社員に感謝を形にしたい」という思いを制度化したものです。整備された就業規則は、従業員にとっては「会社が自分たちのことを考えてくれている」という安心感につながり、採用活動においても自社のカルチャーや姿勢を伝えるツールになります。
一方で、制度を作ったからといって終わりではありません。会社の規模が大きくなったとき、多様な雇用形態の従業員が増えたとき、あるいは社会環境の変化に応じて、定期的に就業規則の内容を見直すことも大切です。「パートタイム社員は法定外休暇の対象外」とする会社も多いですが、近年の同一労働同一賃金の考え方に照らして、雇用形態間の均衡にも注意が必要になっています。
法定外休暇の設計は、シンプルなようで、実は多くの検討事項が絡み合っています。「どの範囲の従業員を対象にするか」「有給にするといくらのコストになるか」「他社の水準と比べてどうか」——こうした点を整理しながら、自社に最適な制度を設計していくことが求められます。
まとめ
法定外休暇は、法律上の義務はないとはいえ、一度就業規則に定めた以上は誠実に運用しなければならない制度です。慶弔休暇・リフレッシュ休暇をはじめとする法定外休暇を設ける際には、①対象者・取得事由、②日数、③有給・無給の別、④申請・承認のプロセス、⑤有効期間——これらを漏れなく規定することが、後々のトラブル防止につながります。
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